O eSocial inova a sistemática atual do Governo em obter as informações geradas pelo empregador em relação aos seus empregados. A partir do próximo ano, o eSocial conectará de forma padronizada as informações fiscais, previdenciária e trabalhistas. Tal modelo requer um fluxo disciplinado entre os processos, sistemas e pessoas nas organizações. Isso significa que cada operação dentro da organização que envolva o fato gerador de um trabalhador, como admissão, atestado de saúde ocupacional, alteração contratual, entre outros, até o seu desligamento, se transforme num evento (arquivo xml) a ser transmitido via webservice dentro dos critérios e prazos legais. Cerca de 40 eventos podem ocorrer por trabalhador ao longo de sua vida laboral, multiplicado pelo número de trabalhadores dentro da organização.
Esta sistemática poderá causar na largada alguns impactos em distintas óticas na implantação do modelo. Na ótica de processos, podem ser necessários alguns ajustes, adequações nos processos de contratação e mais cautela. Um exemplo seria o setor da construção civil, que tem massiva contratação na construção de uma obra e precisa superar o desafio de ter toda a documentação em dia e validada para ser submetida ao ambiente eSocial.
Outro exemplo é o setor de varejo, que tem um alto volume de contratação de profissionais com primeiro emprego, que passa processos mais complexos e gera impactos até ao Governo, que necessita disponibilizar os documentos para o trabalhador com mais agilidade (ex: emissão do PIS em diferentes Estados) para que estes trabalhadores ingressem ao mercado de trabalho. Outro exemplo é o setor agrícola, que precisará identificar no evento de aquisição de produtor rural os documentos fiscais, bem como eventual existência de processos judiciais por isenção de tributação.
Do ponto de vista de sistemas, o eSocial exige adequação da área de TI para suportar o uso de arquivos xml, volumetria, transmissão via webservices, assinatura digital e conectividade entre outros sistemas (ex: RH, Folha de Pagamento, Medicina/ Segurança do Trabalho entre outros) que podem ser mais ou menos complexos dependendo de cada cenário e ambiente da empresa.
Na ótica da cultura, embora não tenha modificação na legislação trabalhista, o cenário mudou. O que antes era requerido via ação presencial por parte do Fisco nas empresas, passa a ser online com acompanhamento em tempo real. Isso poderá significar maior exposição por parte da empresa e um alto risco de passivo trabalhista.
Neste sentido, para adaptar-se com mais tranquilidade às novas exigências do eSocial, a alta gestão da empresa precisa ter consciência da importância da convergência das informações, do elevado grau de comunicação, capacitação e comprometimento das áreas para a construção do ideal, com o objetivo de zelar por sua reputação, compliance e governança.
Victoria Sanches é especialista em soluções de Tax&Accounting da Thomson Reuters no Brasil
Baixe aqui o MANUAL DE ORIENTAÇÃO DO eSOCIAL
